Zarządzanie projektami – fundament pracy w nowoczesnej organizacji
Praca w nowoczesnych organizacjach bardzo często przyjmuje postać jednorazowych, niepowtarzalnych i złożonych projektów, które wymagają odpowiedniego podejścia i adekwatnych praktyk. Zarządzanie projektami to osobna i rządząca się własnymi prawami dyscyplina o dużej wadze dla właściwego przebiegu i rezultatów przeprowadzanych przedsięwzięć. Do wykonywania zadań z tego zakresu służą rozmaite narzędzia oraz programy, a różne metodyki proponują odmienne filozofie, techniki i sposoby działania. Opanowanie tej tematyki oraz przyswojenie sobie związanej z zarządzaniem projektami wiedzy jest bardzo istotne dla zorientowanych na profesjonalizm i sukces firm, z kolei dynamiczny rozwój najpopularniejszych standardów i zmienna natura biznesowych wyzwań, powodują konieczność ciągłej aktualizacji nabytych umiejętności.
Każdy projekt musi mieć swojego kierownika. Koordynuje on zadania i rozdziela je pomiędzy uczestnikami projektu, dba o motywację zespołu i przepływ niezbędnych informacji. Pozostaje on także w kontakcie ze sponsorem projektu, który często sam wybiera kierownika i decyduje o kluczowych kwestiach. To na kierowniku spoczywają zadania takie jak alokacja zasobów – ludzkich, finansowych i materialnych – oraz kontrola jego przebiegu. Standardowe fazy projektu to inicjacja, planowanie, realizacja, zakończenie i ocena, ich konkretne wcielenia mogą się jednak znacznie od siebie różnić w zależności od przyjętej metodyki. Powtarzają się one w następujących po sobie iteracjach. Końcowy etap czyli ocena, odgrywa dużą rolę ponieważ na podstawie osiągniętych wyników uzyskuje się ważne dla organizacji informacje na przyszłość. Oczywiście nieodzowną częścią zarządzania jest ustalanie przeznaczanego na projekt budżetu i wydatkowanie go zgodnie z pojawiającymi się potrzebami i celami.
Metodyki zarządzania projektami. Na czym polegają i którą wybrać?
Metodyki zarządzania projektami najczęściej są uniwersalne, tzn formułuje się je w sposób ogólny tak żeby mogły być stosowane przy bardzo różnych projektach niezależnie od dokładnej branży albo obszaru. Oznacza to, że te same zasady da się wcielać w życie zarówno w budownictwie, programowaniu albo marketingu, przy czym ich poszczególne odmiany bywają dostosowane do specyfiki konkretnych dziedzin. Zasadniczy podział metodyk (zwanych także standardami albo podejściami) zarządzania projektami to podział na metodyki tradycyjne i zwinne. Wybór któregoś z tych podejść powinien zależeć od specyfiki danego projektu i jego cech – w niektórych sytuacjach lepszym rozwiązaniem będzie przyjęcie zarządzania zwinnego, w innych bardziej adekwatne okaże się podejście tradycyjne. Przykładowo, przy dużych i wielkich projektach sprawdzają się przede wszystkim metodyki tradycyjne, a zwinne przy mniejszych. Znaczenie ma także poziom i charakter umiejętności zespołu projektowego. W grę wchodzą również modele hybrydowe gdzie np. całością projektu zarządzać tradycyjnie, ale pewne jego fragmenty wykonywać w oparciu o bardziej elastyczne metodyki zwinne. Tego rodzaju decyzje o wyborze optymalnego podejścia leżą w gestii kierowników i sponsorów, którzy powinni posiadać jak najlepszą orientację w materii swoich projektów i dobrze rozpoznawać związane z nim potrzeby.
Metodyki tradycyjne.
Podejście tradycyjne zakłada metodyczne i uporządkowane zarządzanie projektem zgodnie z przyjętym harmonogramem (zestawem faz), który nazywa się cyklem życia projektu. W podejściu tym należy przedsięwziąć odpowiednie kroki, takie jak definiowanie projektu i jego precyzyjne zaplanowanie. Struktura organizacyjna i podział zadań w zespole są tu dużo bardziej dookreślone niż w metodykach zwinnych, a kierownik odgrywa bardzo ważną rolę. Prace nad projektem trwają długo, a przyjęte założenia nie podlegają późniejszym zmianom.
Metodyki zwinne.
Metodyki zwinne to alternatywa, w której zespół projektowy nie działa według wcześniej ustalonego planu, ale, w pewnym sensie, improwizuje, odpowiadając na zmieniające się potrzeby i wymagania klientów. Zmiany nie są tu postrzegane jako niebezpieczne zagrożenie, tylko naturalny element projektu, i nie jest jasne jak będzie przedstawiał się efekt końcowy. Pracę wykonuje się w niewielkich etapach, całość zaś zajmuje mniej czasu niż przy projektach prowadzonych tradycyjnie.
Wiedza kluczem do potęgi
Ten pobieżny przegląd najważniejszych zagadnień z zakresu zarządzania projektami nie wyczerpuje rzecz jasna całej związanej z nim tematyki, której całkowite zgłębienie znacznie wykracza poza możliwości krótkiego wpisu. Ważne jednak aby działające w trybie projektowym organizacje zdawały sobie sprawę z istniejących narzędzi i metodyk – wiedza o nich gwarantuje profesjonalne i prowadzące do pożądanych efektów zarządzanie realizowanymi projektami.
